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Mehrwerte statt Seitenpreis

Der Markt für Druckdienste ist im Umbruch. Nicht mehr die Technik steht im Vordergrund, sondern das Optimieren von Prozessen.

Kosten reduzieren durch das Digitalisieren von Dokumenten – neu ist dieser Ansatz nicht. Recht neu aber ist, dass sich zunehmend große Anbieter von Druckern und Kopierern dem Thema widmen. Das birgt eine gewisse Ironie, denn durchgängig digitalisierte Prozesse sollen Drucker und Kopierer möglichst überflüssig machen. Näher betrachtet aber ist die Vision einer papierfreien Geschäftswelt seit Längerem der Realität gewichen, in der nicht weniger, sondern stetig mehr mit Papier umgegangen wird. Gerade für Unternehmen mit einem großen Kundenstamm etwa blieb es der bessere Weg, Rechnungen und Werbebriefe wie gewohnt weiter auf Papier zu verschicken, hat das Würzburger Business Application Research Center (BARC) beobachtet. Zuletzt haben sich auch Großunternehmen aus den Bereichen Banken, Versicherungen oder Telekommunikation von ihren Vorhaben verabschiedet, ihre Kunden absehbar ausschließlich auf elektronischem Weg zu erreichen und so Kosten zu sparen.

Die Anbieter von Managed Print Services (MPS) wie Ricoh, Xerox, HP oder Kyocera, die für Unternehmen die Druckinfrastruktur verwalten, freut das natürlich. Denn nachdem der Verkauf von Druckern und Kopieren sowie Verbrauchsmaterial im Krisenjahr 2008 stark eingebrochen war und seitdem nur leicht wächst, bringt MPS einen Lichtschimmer. Einer Studie der Marktforscher von IDC zufolge soll der MPS-Markt in Westeuropa in den kommenden Jahren um rund zehn Prozent jährlich wachsen. Von knapp unter zwei Milliarden Euro im Jahr 2009 sollen die Ausgaben für ausgelagerte Druckdienste auf über drei Milliarden Euro im Jahr 2014 steigen.
 

Papierinseln digitalisieren

Entsprechend haben sich Anbieter neu aufgestellt: Firmenkunden sollen nun stärker als bislang Leistungen um Drucker und Kopierer herum zu Dienstleistern auslagern. Unter dem Schlagwort „Managed Document Services“ (MDS) wollen sich die großen der Branche vermehrt um den gesamten Dokumenten-Workflow der Unternehmen kümmern. Ricoh etwa fokussiert jetzt stärker auf eine unternehmensweite Prozessoptimierung im Bereich Dokumentenmanagement, um zwischen Dokumenten-Input, Weitergabe, Output und Archivierung Sparpotenziale aufzuspüren. Die bisherige Palette hat Ricoh zudem um IT-Leistungen erweitert, stellt etwa herstellerunabhängig Server, Workstations oder Storage bereit. Außerdem können Kunden nun auch weltweit IT-Dienste einkaufen wie Customization oder Wartung. Dazu verspricht das Unternehmen eine höhere Flexibilität: „Um sicherzustellen, dass Unternehmen auch für künftige Veränderungen gerüstet sind, bieten wir mit MDS eine Lösung, die über den Faktor Technologie hinausgeht und sowohl Mitarbeiter als auch Prozesse mit einbezieht“, sagt Jim Potter, Executive Vice President Europe bei Ricoh.

Damit reagieren die großen Anbieter zugleich auf neue Anforderungen: Druckdienstleistungen sind hoch standardisiert und somit vergleichbar. Im Grunde müssen sich Kunden zunächst nur dafür interessieren, wie viel sie unter dem Strich der Druck einer Seite kostet. Ob Geräte von Xerox, HP, Ricoh oder die anderer Hersteller dazu benutzt werden, kann den Kunden im Prinzip egal sein – solange der Preis stimmt. Mit zusätzlichen Leistungen wie Prozessoptimierungen, die weitere Kosteneinsparungen versprechen, hoffen die etablierten Druckdienstleister, neue Mehrwerte zu schaffen und sich von der Diskussion um Seitenpreise zu lösen. Den Kunden jedenfalls kommt das wohl entgegen, denn hier liegen Potenziale verborgen, sagen Experten: „Prozesse rund um das digitale und gedruckte Dokument werden immer mehr als einer der letzten Bereiche in der IT-Infrastruktur entdeckt, in dem sich die Produktivität noch signifikant steigern lässt“, hat Matthias Kraus, Analyst bei IDC, festgestellt. Beim Auslagern des Output-Managements, den klassischen Druckdiensten also, stellen die Anbieter Ersparnisse zwischen 15 und 30 Prozent in Aussicht. Die sollen sich etwa durch das Vereinheitlichen des Geräteparks oder auch durch das Entlasten der eigenen IT-Mannschaft ergeben. „Wie viel Ersparnis das Optimieren von Prozessen im Bereich Document Management erbringen kann, ist stark vom jeweiligen Projekt abhängig“, sagt Analyst Kraus. Vorteile verspricht hier zum Beispiel das Durchleuchten von Prozessen und Kosten in einzelnen Fachabteilungen oder das Digitalisieren der letzten „Papierinseln“. Aber auch Komplexeres lässt zusätzliche Effizienz erwarten – wie der Einsatz von Systemen für die Kundenverwaltung (CRM) in Dokumentenmanagementlösungen, um etwa Kundenanschreiben individueller gestalten zu können, sowie Cloud-Computing-Techniken, mit denen zum Beispiel digitale Dokumente weltweit verteilten oder mobil arbeitenden Angestellten zugänglich gemacht werden.
 

Neue Anbieter am Horizont

Mit ihren erweiterten Angeboten setzen sich die etablierten Anbieter zugleich von neuen Spielern ab, die das Wachstum im MPS-Markt anlockt, darunter Samsung. Der koreanische Elektronikkonzern stellt sich jetzt ebenfalls als MPS-Dienstleister auf und bietet über Fachhandelspartner neuerdings Services wie die technische Wartung seiner Gerätschaften mitsamt Verbrauchsmaterial zum Festpreis an. Ein weiterer neuer MPS-Dienstleister ist Dell. Nach dem Aufkauf eines Service-Spezialisten bietet der Computerausrüster seit Ende des vergangenen Jahres neben seinen Gerätschaften ebenfalls Print-Services an.

Getrieben auch von solchen Neueinsteigern erweiterten die Branchenriesen ihr Angebot nicht nur nach oben: Sowohl direkt als auch über Partner haben sich Ricoh, Xerox, HP, und Kyocera verstärkt Firmen kleinerer und mittlerer Größe geöffnet. So gibt es für KMU neue Möglichkeiten, Verträge mit fixen Preisen auf Basis einer Druckseite einzugehen.

Während Mittelständler also von neuen Angeboten und Anbietern im MPS-Bereich profitieren, kann das Verschieben des strategischen Fokus bei MDS von Geräten auf Prozesse und Mitarbeiter aber noch andere Auswirkungen haben. Es kann durchaus ein Schritt sein zur Harmonisierung von Output-Management – also klassischen Druckdiensten – und Dokumentenmanagement, also der Verwaltung digitaler Inhalte. An welchen Punkten sich solch gegensätzliche Geschäftsstrategien – möglichst viel Papier-Output auf der einen, möglichst wenig Papier auf der anderen Seite – für Dienstleister und Kunden vorteilhaft zusammenbringen lassen, muss sich von Fall zu Fall zeigen. Der Kreis schließt sich jedoch etwa beim Digitalisieren der letzten Papierinseln. Das ist wie gesagt ebenfalls Teil der Angebote.
 

Autor: Dirk Schäfer

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